Drei eMails, die Ihr Personaler tatsächlich liest

Angelika Eder Kundengewinnung 9 Comments

Wie Sie sich im völlig überfüllten Postfach Ihres Personalers positiv abheben

Wenn der Ansprechpartner bei der Telefonakquise nicht zu erreichen ist, heißt es oft: „Schicken Sie doch eine eMail!“ Folgt man der Empfehlung, bekommt man in der Regel keine Antwort und ist so schlau wie zuvor.

Zugleich beschweren sich Personalentscheider über überfüllte Postfächer. Mailings, Newsletters & Co landen entweder sofort im Spamordner oder fristen unbeachtet ihr trauriges Dasein im Ungelesen-Ordner.

Hassenswerte Einbahnstraßenkommunikation! Was soll man als ambitionierter Anbieter tun, um mit den Personalern überhaupt in Kontakt zu kommen?

Ihr Personaler liest Ihre Mail, wenn …

Personaler sind einer gigantischen Werbeflut ausgesetzt. Von den Bergen an unverlangter, unwichtiger und uninteressanter ePost müssen Sie sich mit Ihrer eMail positiv abheben. Schreiben Sie nur, wenn Sie etwas Substanzielles zu sagen haben. Damit habe ich gute Erfahrungen gemacht.

Substanzielle Nachrichten lassen sich in drei Kategorien einteilen:

1. Eine ganz persönliche Nachricht

Eine persönliche Nachricht spricht inhaltlich ausschließlich den Empfänger an und ergibt für keinen anderen Sinn. Sie dürfen zum Geburtstag schreiben, wenn Ihr Ansprechpartner das Datum in einem Gespräch hat fallen lassen oder wenn er es in den sozialen Netzwerken kommuniziert.

2. Eine persönliche UND fachliche Botschaft

Einen guten Anlass für eine eMail haben Sie, wenn Sie das Thema Ihres Ansprechpartners mit dem Ihren verbinden können.
Passende Zeitungsausschnitte sind der Klassiker in dieser Kategorie. Sie schreiben sinngemäß: „In unserem letzten Telefonat haben Sie über (… sein spezielles Interesse …) berichtet. Dazu habe ich gerade heute einen Zeitungsausschnitt gefunden: …“

Im gleichen Atemzug können Sie die schlechte telefonische Erreichbarkeit ansprechen und um einen Telefontermin bitten.

Doch Vorsicht: Übertreiben Sie es nicht. Seien Sie auch hier kritisch mit Ihrer Auswahl!

3. Die rein fachliche Botschaft

Eine rein fachliche Botschaft verknüpft das angenommene Interesse Ihres Ansprechpartners mit Ihrem Anliegen, ins Geschäft zu kommen. Das ist aller Ehren wert. Ihre eMail sollte allerdings mit feiner Feder getextet sein.

Arbeiten Sie gerne mit folgendem Entwurf:

„Sehr geehrte
bei unserem letzten Kontakt
(… wann? wo? Je spezifischer, desto besser für das Gedächtnis Ihres Ansprechpartners …) ging es unter anderem um (… ein Thema einsetzen …).

Das bringt mich auf die Idee, dass auch ( … jetzt Ihr Thema … ) für Sie von Interesse sein könnte. Das möchte ich gerne in einem kurzen Telefonat mit Ihnen besprechen, kann Sie jedoch nicht erreichen.

Weil mich Ihre Meinung zu meiner Idee sehr interessiert, wähle ich den elektronischen Weg. Wie finden Sie sie? (Hier dürfen Sie noch ein paar Plus-Punkte für Ihre Idee nennen, um ein Bild im Kopf Ihres Ansprechpartners zu zaubern …).

Wenn ich mit meinem Gedanken richtig liege, freue ich mich über eine Nachricht von Ihnen und einen Tipp, wie wir für ein Gespräch zusammen kommen.“

Sie können sich darauf verlassen, dass sich der andere meldet, wenn ihm Ihre Idee auch nur ansatzweise gefällt. Manchmal belohnt er sogar einfach die Mühe, die Sie sich gemacht haben – auch wenn Ihre Idee völlig an seinem Thema vorbei geht.

Keine Werbung, bitte!

Unterscheiden Sie streng zwischen einer fachlichen Botschaft und Werbung nach dem Muster: „Ich habe ein neues Seminar entwickelt – wollen Sie das nicht kaufen?“

Eine solche Botschaft ist plump und verärgert Ihren Ansprechpartner spätestens dann, wenn er zwei oder drei davon bekommen hat. Der Weg in den Spamordner ist dann nicht mehr weit und Sie sind keinen Schritt weiter gekommen.

Kurz und knapp: Wann sollten Sie schreiben?

Mit einer persönlichen Einzelmail fahren Sie in der Regel besser als mit einer Massenmail. Dies gilt auch für Newsletter – selbst wenn gelegentliche Ausnahmen die Regel bestätigen.

  • Prüfen Sie genau, wem Sie was zu sagen haben!
  • Nur wenn Sie tatsächlich eine substanzielle Nachricht haben, entscheiden Sie sich für die Mail, ansonsten dagegen.
Über den Autor
Angelika Eder

Angelika Eder

Angelika Eder ist die Frau für die gute Kundenansprache. Aus schnöder Akquise wird bei ihr stets ein ‚akustischer Hingucker‘: Einfallsreich, niemals platt und respektvoll-hartnäckig. Entweder man (frau) traut es sich danach selbst zu oder legt die Direktansprache in ihre Hände. Mit ihrer über 20-jährigen Erfahrung und Marktkenntnis findet sie mit Ihnen ‚Ihren‘ Platz im Trainer-, Berater- und Coach-Markt.

Kommentare 9

  1. Moin Angelika,
    aus eigener Erfahrung möchte ich an dieser Stelle etwas ergänzen. Ein Personaler (das gilt auch für andere Berufsgruppen, die extrem viele (ungebetene) Mails erhalten) entscheidet mit der Betreffzeile der Mail, ob er diese überhaupt öffnet und sich dem Inhalt widmet. Deshalb sollte die Headline so verfasst sein, dass sie seine Neugierde weckt, ohne dabei werblich zu wirken (das schreckt ab, denn Werbung will niemand wirklich). Wenn es gelingt, in der Headline Neugierde zu wecken UND schon einen persönlichen Bezug herzustellen, dann ist es perfekt und die Wahrscheinlichkeit, dass die Mail gelesen wird, am größten.

    Sonnige Grüße,
    Harriet

    1. Angelika Eder Post
      Author

      Moin Harriet.
      vielen Dank für diese hilfreiche Ergänzung. Du hast vollkommen recht: Der Betreff gibt den entscheidenden Impuls zum Weiterlesen – oder eben nicht. Ich erwische mich oft dabei, mit einem Auge parallel die Vorschauansicht rechts zu scannen (wenn sie grade so eingestellt ist), die bestätigt aber meistens den ersten Endruck. Und der kommt nunmal über den Betreff. Danke schön!

    1. Angelika Eder Post
      Author
        1. Angelika Eder Post
          Author

          Zum Beispiel so:
          Sehr geehrter Herr XXXX,
          erinnern Sie sich noch an uns? Bei unserem letzten XY-Termin waren Sie leider kurzfristig krank, daher laden wir Sie heute gerne erneut zur Teilnahme ein. Vielleicht klappt es ja dieses Mal? …..

          Oder so:
          Sehr geehrte Frau ….
          in der XY-Zeitschrift sind wir in einem Artikel auf eine interessante Aussage von Ihnen gestossen: “…” Deshalb hatten wir die Idee, Sie auf [unser Thema] anzusprechen. Wir sehen in XY einen Anknüpfungspunkt für … und würden das gern in einem Gespräch mit Ihnen vertiefen. usw.

          Ungefähr so? ‘Echt’ genug? (Das sind übrigens ‘Originale’!) Bin gespannt auf Dein Feedback, das ich – wie Du weißt – sehr schätze.

          Lieben Gruß
          Angelika

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