Was hat mein CRM mit der DSGVO zu tun?

Manfred Meyer Podcast-Episode Leave a Comment

Shownotes Folge 9

Was hat mein CRM mit der DSGVO zu tun?

Stichpunkte

  • Wo steht der Trainerlotse hinsichtlich der DSGVO
  • Wie geht es weiter? Was tut sich in 2019 in Sachen DSGVO und Datenschutz?
    * Die rechtliche Klärung von Facebook-Fanpages steht an.
    * Wahrscheinlich wird die EU noch 2019 die schon länger angekündigte ePrivacy-Verordnung verabschieden.
  • Wie läuft die Umsetzung der DSGVO im Alltag?
    * Wir haben unsere Webseiten bisher von Cookies frei halten können. Besonders die großen Datenkraken werden nicht mehr beliefert.
    * Da sich laufend Veränderungen ergeben, muss die Datenschutzerklärung immer wieder geprüft und angepasst werden.
  • Wo spielt da unsere CRM eine Rolle?
    * Vorgaben der DSGVO hinsichtlich der personenbezogenen Daten sind ja klar und umfänglich: Ich muss jederzeit wissen welche Daten ich wo erfasst und gespeichert habe, wer darauf Zugriff hatte, was wann geändert oder gelöscht wurde und über all dies muss ich die betreffenden Personen auf Wunsch in geeigneter technischer Form Auskunft geben können.
    * Das machen wir alles mit unserem CRM.
    * Und dann war es auch die richtige Entscheidung einen deutschen Anbieter zu wählen.

Teaser

Angelika und Manfred wünschen ein frohes und glückliches neues Jahr 2019. Sie geben einen kurzen Rückblick auf 2018 und einen Ausblick auf 2019. Dabei dreht sich vieles um die DSGVO und deren Umsetzung, die in 2019 fortwirkt. Gleichzeitig steht für dieses Jahr eine weitere europäische Verodrnung vor der Tür: ePrivacy. Wann genau steht noch nicht fest, aber früher oder später wird auch die wieder Arbeit machen. Genauso wie die DSGVO, die auch 2019 den Trainerlotsen weiter beschäftigen wird. Die nach der DSGVO vorgeschriebene Dokumentation der erhobenen personenbezogenen (Kunden-)Daten erledigt für uns unsere CRM. Die nimmt uns hier viel Arbeit ab und sorgt für einen rechtssicheren Umgang mit diesen Daten. Und das auf deutschen bzw. europäischen Servern.

Nächste Podcastfolge kommt dann am 9. Januar 2019.

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https://matomo.org/

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Transkript

Manfred: Moin moin aus Hamburg!

Angelika: Moin moin!

Manfred: hier sind Angelika

Angelika: und Manfred

Manfred: vom Trainerlotsen.

Wir wünschen erst einmal ein erfolgreiches, glückliches und gesundes Jahr 2019!

Angelika: Happy New Year!

Manfred: Genau! … und in unserer heutigen Folge soll es … um was gehen?

Angelika: in unserer heutigen Folge geht es um einen kurzen Rückblick auf 2018 und natürlich um einen Ausblick auf das Jahr 2019.

Manfred: und um Technik – und damit sind wir schon mittendrin im vergangengen Jahr!

Was war für mich da das wichtigste? Die komplexen technischen Anforderungen, die sich ein um´s andere eingestellt haben. Die DSGVO zum Beispiel, die war ja rein rechtlich kompliziert genug. Bis man da mit dem Anwalt alles besprochen hatte und alles an Papieren ausgetauscht hatte… Das war das eine. Das andere waren all die technischen Dinge, die damit zu tun hatten. Das war schon mehr, als ich es mir vorher gedacht hatte.

Auch der Start des Podcasts war vor allem eine technische Herausforderung. Diese Komplexität erschlägt einen manchmal schon ganz schön! Damit sind wir wohl bei deinem Highlight aus 2018 angekommen oder?

Angelika: stimmt. Mich hat eine Begegnung im Jahr 2018 besonders beeindruckt, eigentlich waren es sogar zwei Begegnungen: die mit Professor Doktor Fredmund Malik. Den kennen viele von euch zumindest wahrscheinlich dem Namen nach. Er ist Gründer und bis heute Leiter der Management Business School von St. Gallen. Er forscht seit vielen Jahren an dem, was er die große Transformation 21 nennt. Ich kann euch sein Buch dazu, „Navigieren in unsicheren Zeiten“ sehr ans Herz legen – großartige Lektüre! Den Vortrag dazu konnte ich zum einen hören auf den Petersberger Trainertagen im April 2018 und wir haben es sogar geschafft, den Professor hier nach Hamburg einzuladen. Er war tatsächlich Ende November hier und ist da zum ersten Mal auf Professor Thomas Straubhaar getroffen. Den kennen vielleicht einige von euch ebenfalls, er war lange Jahre Leiter des Hamburger Weltwirtschaftsinstituts. Diese beiden akademischen Größen hatten wir die Ehre, hier in Hamburg im Rahmen einer Veranstaltung der Stiftung Club of Hamburg einmal zusammenzubringen. Mich tröstet immer sehr, dass auch so kluge Köpfe sagen, dass die Komplexität wächst und zwar in einer gigantisch dynamischen, exponentialen Kurve. Deshalb verwundert es mich als kleines technisches Licht dann auch nicht, wenn bei mir von 2018 vor allem eine irre digitale Verwirrung übrig geblieben ist. Mir scheint, wir haben einige Anläufe genommen, das Monster zu zähmen – für mich fühlt es sich im Moment aber immer noch so an als würde das Monster mich reiten. Das finde ich nicht so schön und daher ist mein Plan für 2019 auch, die Digitalisierung in den Griff zu kriegen und nicht das sie mich im Griff hat. Damit sind wir auch schon beim Ausblick 2019. Manfred, erzähle du doch mal (Du hast es ja vorhin schon einmal erwähnt): wo stehen wir denn im Moment in deinen Augen in Sachen DSGV genau?

Manfred: ich glaube man kann das in einem Satz zusammenfassen: man gewöhnt sich an alles! Anders kann ich es nicht sagen, weil wir haben uns sehr intensiv – wie wahrscheinlich die meisten von euch – mit diesem Thema auseinandersetzen müssen, um am Stichtag rechtssicher unterwegs zu sein. Das hieß aber ja nur ein Etappenziel zu erreichen, denn im Grunde geht es ja weiter. Und eigentlich ist man damit nie fertig, denn mit jeder technischen Änderung gibt es neuen Anpassungsbedarf und neue Aspekte, die einem auf die Agenda geschrieben werden, um die man sich kümmern muss.

Angelika: hast du dafür mal ein Beispiel?

Manfred: Ja, wenn man neue Produkte lanciert, unseren Podcast zum Beispiel: da hat man plötzlich neue Plattformen und man muss sich immer wieder überlegen, wie funktionieren die auf unserer Website und jedes Mal kann es wieder die Frage geben: tauchen da DSGVO-relevante Details auf? Muss ich in den Datenschutzbestimmungen auf etwas Neues hinweisen? Oder kann ich andere rausschmeißen? Da gibt es ständig etwas zu verändern und anzupassen.

Angelika: also mit anderen Worten sagst du ja, die DSGVO ist nicht etwas was man einmal macht und dann ist ein Haken dran, sondern das ist sozusagen ein fortlaufender Prozess, um den du dich unternehmerisch permanent kümmern musst?

Manfred: Ja genau, das ist wie die Mehrwertsteuer-Voranmeldung, die du auch jeden Monat machen musst. Genauso muss man sich auch um die DSGVO relevanten Aspekte kümmern. Alles in allem hat uns die DSGVO in 2018 um ein stolzes Stimmchen ärmer gemacht… und um einige Erfahrungen reicher (lacht).

Angelika: was denkst du, wie wird es in 2019 in Sachen DSGV und Datenschutz weitergehen, soweit du dich bisher informiert hast?

Manfred: auch wenn es in den ersten Monaten relativ ruhig geblieben ist – also ich habe zumindest nicht von nennenswerten Abmahnungswellen gehört – bleibt es (glaube ich) weiterhin spannend. Denn am Horizont zeichnet sich eine erste Klärung ab, da geht es um die Facebook Fanpages, wo die Auseinandersetzung ja mittlerweile bis zum europäischen Gerichtshof weitergegangen ist, weil der schleswig-holsteinische Datenschutzbeauftragte eine Fanpage bemängelt hatte hinsichtlich ihrer DSGVO-Rechtmäßigkeit. Das ist also noch komplett offen, denn fest steht, Facebook macht mit den Fanpages eine ganze Menge Datenerhebungen über Personen. Als Anbieter oder Betreiber einer Fanpage bin ich aus Sicht des Datenschutzbeauftragten zur Zeit in so einer Situation, da hängst du mit drin. Du musst eigentlich laut DSGVO den Verpflichtungen zur Information deiner Fans nachkommen: was macht Facebook da eigentlich im Hintergrund?

Angelika: Ja, kann man das denn überhaupt?

Manfred: Das ist ja gerade das, was für die rechtliche Auseinandersetzung spannend ist! Ich kann es nicht beurteilen, aber es gibt da einen Punkt, der mich besonders erschauern lässt. Und das ist auch ein Grund, weswegen wir uns entschieden haben, unsere eigenen Fanpages erst mal auf Eis zu legen. Der Berliner Datenschutzbeauftragte hat das nämlich zum Anlass genommen und eine ganze Reihe von von Firmen anzuschreiben und und ihnen ein paar Fragen hinsichtlich der Funktionen gestellt, die Facebook auf ihrer Fanpage ausführt und die auch Daten sammeln. Er hat sie dezidiert gefragt, ob sie denn als Betreiber wissen, was auf ihrer Fanpage passiert und und ob sie darlegen können, wie das in Bezug auf die DSGVO ist. Von den Funktionen, die dort beschrieben wurden, hab ich zwar noch nie gehört, doch die scheinen alle im Hintergrund bei Facebook zu laufen und ich bin da sehr gespannt, wie das weitergehen wird. Da wird es uns dieses Jahr hoffentlich eine Klärung bringen, damit man weiß, wie man da weitermachen kann.

Angelika: Bezüglich Datenschutz gibt es ja noch etwas Neues …

Manfred: Ja, da kommt auch noch etwas ganz Interessantes auf uns zu. Das sollte eigentlich zeitgleich mit der DSGV passieren, nämlich die E-Privacy-Verordnung

Angelika: E-Privacy … was ist das denn schon wieder?

Manfred: platt gesagt, soll die regeln, wie das mit dem tracking-basierten Werben ist. Es ist ja so, dass große Firmen Techniken nutzen, die mit entsprechenden Trackingmöglichkeiten genau sehen können, was du dir bei der Werbung angeguckt hast und Dir daraufhin halt weiterhin personenbezogene Werbung zuspielen können. Das mal nur ganz grob. Die Absicht das zu regeln, finde ich grundsätzlich ja auch richtig. Das ganze verschiebt sich jetzt aber bis zu… wann genau, weiß ich nicht. Geplant war mal Frühjahr 2019 das sehe ich aber nicht. Der Brexit hat da scheinbar einiges durcheinandergebracht, dann kommt jetzt auch noch die Europawahl – davor wird nichts mehr passieren. Also könnte es sein, dass wir uns im Herbst diesen Jahres oder auch noch später damit auseinander setzen müssen. Mit Blick auf den Datenschutz wird man aber sicherlich erst dann wissen, was genau zu tun ist, wenn diese Verordnung tatsächlich durch alle Gremien ist.

Angelika: vielleicht betrifft es uns als kleines Unternehmen ja gar nicht? Das hatten wir schließlich auch bei der DSGV mal gehofft …

Manfred: Genau … und deswegen bin ich da skeptisch! Da sollte es eigentlich ja auch nur die großen Datenkraken erwischen – und die hat es bisher aus meiner Sicht nicht tangiert. Wer bisher bezahlt hat, sind die kleinen.

Angelika: Damit sind wir ja auch mitten im nächsten Thema: wie läuft das denn aus deiner Sicht mit der DSGVO in der praktischen Umsetzung im Alltag?

Manfred: wir haben uns schon vor dem Stichtag zu einigen Dingen verhalten müssen und einiges entschieden, was unsere Präsenz im Web jetzt neu aufstellt. Wir haben es zum Anlass genommen, alles auszuschalten, was an Datenerhebung durch Fremdanbieter stattfand. D.h. wir haben uns von Google Analytics getrennt und haben ein anderes System genommen. Wir haben Google Fonts, Google Maps und vieles mehr ausgeschaltet. Man kann auf unserer Seite jetzt nicht mehr ohne entsprechenden Hinweis ein YouTube Video abspielen, weil das eben auch schon dazu führt, dass alle möglichen Daten des Schauenden abgesaugt werden, etc. so haben wir eben vieles ausgeschaltet, was zwar einerseits komfortabel war, andererseits im Hintergrund aber dazu führte, dass irgendjemand die ganzen Nutzerdaten erhebt.

Angelika: heißt das denn jetzt, dass wir das, was auf unserer Website passiert, überhaupt nicht mehr kontrollieren oder verfolgen?

Manfred: Nein, das nicht. Aber wir haben konsequent all das abgeschaltet, wo wir sahen, es gibt keine Alternative sowie zum Beispiel bei Google Maps. Für andere Systeme gibt es zum Glück rechtskonforme Alternativen, zum Beispiel zu Google Analytics.

Angelika: welche Alternative nutzen wir da jetzt?

Manfred: dafür haben wir Matomo.

Angelika: Aha. Gibt es da auch noch andere?

Manfred: Ja, da gibt es noch das eine oder andere Programm. Da bin ich jetzt aber nicht im Detail informiert, welches davon unter DSGVO-Richtlinien für uns funktionieren würde.

Angelika: was würdest du sagen: was ist für unsere Hörer, für Trainer, Berater, Coaches in 2019 ein universeller Tipp, bei dem du sagen kannst, er ist eigentlich für alle relevant? Klar hat jeder andere Websites und andere Systeme in Nutzung, aber vielleicht gibt es ja etwas wo du sagst: Legt da mal euer Augenmerk drauf, da ist eigentlich für alle noch etwas zu finden!

Manfred: da gibt es in der Tat noch einen zweiten großen Punkt: Die DSGVO sagt ja deutlich: wenn ich personenbezogene Daten verarbeite – und das mache ich als Unternehmer ja grundsätzlich, mit jedem Kunden, mit jedem Interessenten, mit jedem Kooperationspartner – muss ich sie sicher aufbewahren, ich muss sie dokumentieren, muss nachweisen, wer wann wo mitgearbeitet hat, sie geändert oder gelöscht hat … Und ich muss auf Anfrage jedem jederzeit darüber Auskunft geben können. Das ist relativ komplex und bei der Datenflut, die da so bei uns in zehn Jahren Unternehmenstätigkeit zusammengekommen ist, habe ich mir gedacht: Donnerwetter das ist eine ganz schöne Fleißarbeit!

Dieser wichtige Punkt, der auch für uns für 2019 ein großer Vorteil ist, ist unser CRM System, dass wir seit Jahren in Verwendung haben und mit dem mit einem Schlag all das geregelt ist. All unsere personenbezogenen Daten sind dort gebündelt zusammengefasst, werden dort strukturiert und dokumentiert. Ich kann Kunden von dort aus Daten auch zur Verfügung stellen, wenn sie danach fragen. Das ist für uns eine große Entlastung, denn ich muss mir damit über Struktur und Datensicherheit keine Gedanken mehr machen.

Angelika: Das wäre dann also dein universeller Tipp für 2019: sich diese Arbeit abnehmen zu lassen, wenn sie sich um ein professionelles CRM System kümmern, das per se schon DSGVO-sicher ist. Das darf dann ja auch kein amerikanisches System sein, oder?

Manfred: stimmt, da wird es grundsätzlich immer schwierig. Deswegen haben wir uns ja auch für ein System mit deutschen Servern entschieden. Wie auch bei allen anderen Tools wie zum Beispiel der Cloudlösung liegen unsere Daten immer auf deutschen oder zumindest europäischen Servern. Ich kann das also jeden nur fehlen, auch wenn man meint man wäre eigentlich zu klein für ein professionelles CRM-System. Aber der Vorteil, erstens auf alle Daten jederzeit Zugriff zu haben und zweitens das auch gleich DSGVO-sicher dokumentiert zu haben, lohnt allemal.

Angelika: Ja, ich denke, CRM wird in 2019 für uns ein roter Faden sein, der uns auch durch alle Kundenprojekte begleiten wird, auch um den Vertrieb auf Vordermann zu bringen. Das wäre dann auch der Cliffhänger für die kommenden Folgen: was haben DSGVO und CRM am Ende zu tun mit – nun ja, Umsatzplus?! Denn schließlich geht es doch genau darum und wir werden dazu noch das eine oder andere Wort verlieren.

Vielen Dank, lieber Manfred für die ausführlichen Informationen, vielen Dank fürs zuhören an euch da draußen. Dann nehmen wir das Jahr 2019 mal mit Elan auf die Hörner und wir wünschen euch da draußen viel Erfolg und Rückenwind! Tschüs!

Manfred: Ja auch von mir alles Gute und Tschüs aus Hamburg!

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